| | | | | | | [文章信息] | | | 作者: | 佚名 | | 时间: | 2005-04-26 | | 出处: | 天极网 | | 责任编辑: | 小五 | |
| [文章导读] | | | 在不断推进的国家行政事业单位改革过程中，提高办公效率已成为一个共识的目标…… | |
| |
|
| | | |
|
|
|
|
|
在不断推进的国家行政事业单位改革过程中，提高办公效率已成为一个共识的目标。针对办公效率的提高，除了要解决流程、制度、人员等软性因素外，硬件办公设备的更新与升级也是一个关键。例如，与办公人员密切相关的打印机设备性能的优劣，就直接影响到员工甚至整个单位的办公效率。
浙江省气象局是一家事业单位，单位现有员工60多人。在国家行政事业单位的“效率革命”进程中，浙江省气象局也面临着如何通过提高办公效率来提升整体劳动生产力的问题，在这一过程中，其对现代先进办公设备的依赖与需求也越来越大。2004年12月，浙江省气象局又采购了两台顶级配置的HP Laser Jet 5100网络激光打印机，并为原来的HP Laser Jet 2300配置了双面打印单元，从而使单位的打印设施又得到了全新的改善，在原来网络打印的基础上又实现了双面打印功能，进一步提升了单位的工作效率。
办公效率面临挑战
“如何才能更好的提升办公效率?一句话，就是要对单位的办公资源进行最优化的组合。” 浙江省气象局网络工程师郭建华对如何提高办公效率颇有见地。“具体到像打印机这类办公设备，就要通过适时采购效率更高的打印机或通过简单的升级来更新原有设备。当然，新办公设备的采购，也必须从单位的实际需求出发。” 据郭先生介绍，浙江省气象局自从更新了打印系统后，单位的打印效率确实得到了长足的提高。谈到浙江省气象局为何要采购双面打印机时，郭先生认为，根本原因，是单位在不断适应市场变化过程中，对双面打印产生了实际的需求：
首先，有愈来愈多的双面材料需要打印。作为一家事业单位，浙江省气象局下属还有许多地市级的单位，有很多材料，如财务方面的报表等一般都需要统一打印和管理，另外，也需要经常向政府部门提交报告，对于这些页数比较多的文件资料，如果采用单面打印装订成一本则翻起来会很困难，而且，考虑到人们的阅读习惯，也都是双面印刷。这些双面文件资料在普通打印机上完成双面打印，不是一件轻松的事情。需要先打印出文档的奇数页，一页一页地翻转过来，再将翻转好的纸放到纸盒内准备打印偶数页。这种打印方法不仅效率低下，而且，在打印中出现错误在所难免。“采用双面打印功能以后，只须通过打印机驱动程序提供的打印设置便能自动实现双面打印，整个过程无须人员翻纸等操作，打印效率大幅提高，更重要的是，出错率大大降低了。” 郭建华工程师对双面打印赞不绝口。
其次，节省办公成本的需要。打印成本在浙江省气象局日常办公开支中所占比例很高。为控制打印成本，单位想了不少办法，但效果都不明显。开始时，在公司内部倡导单页纸重复利用，内部交流资料等非正式材料用废纸的背面打印，以降低纸张成本。但经常出现这样的情况，员工A将已单面打印的废纸放入纸盒内打印内部材料后，接下来打印的员工B在打印正式材料时却因打印到废纸上无法使用而须重新打印，造成新的浪费。以及一些其他节省打印成本的办法，要么是成本节省了，但效率慢了；要么是效率上去了，而成本也上去了，各种办法都收效甚微。直到采用了双面网络打印机，节省打印成本问题才真正得以解决。“打印机的自动双面打印能先打印纸的一面，再将纸张翻转、送入双面打印单元来打印另一面，从而实现全自动双面打印，不仅能节约了成本，效率也得到了提升。”郭先生补充说。
|
|
|
|
|
|
|
|
